HỒ SƠ KẾ TOÁN TRONG GIAO DỊCH MUA, BÁN

Cuối năm là thời điểm kế toán hoàn thiện những công đoạn cuối cùng của hệ thống sổ sách: như rà soát lại hồ sơ chứng từ, hạch toán kế toán, cân đối doanh thu, chi phí và lên kế hoạch thuế cho năm tiếp theo.

Qua thực tế đi soát xét sổ sách tại nhiều DN, mình nhận thấy nhiều bạn kế toán vẫn chưa chú trọng tới hồ sơ chứng từ mà chỉ quan tâm làm sao để hạch toán đúng tài khoản kế toán, ra được số thuế phải nộp như chủ DN yêu cầu.

Ví dụ: như hồ sơ mua hàng, bán hàng chỉ có đúng mỗi tờ hóa đơn trọc lóc, không hề có hợp đồng, biên bản giao nhận hay các chứng từ thanh toán đi kèm. Điều này rất bất cập, rủi ro sau này khi cơ quan thuế đến quyết toán thì công ty có thể bị loại chi phí vì không đáp ứng đủ các điều kiện về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, loại thuế GTGT đầu vào được khấu trừ…

Mình xin chia sẻ với các bạn bộ hồ sơ cần có tại doanh nghiệp trong giao dịch mua bán

1/Mua hàng hóa/ nguyên liệu/ TSCĐ trong nước: 

– Đơn đặt hàng/ Báo giá ( Nếu có)

– Hợp đồng kinh tế/ hợp đồng thương mại/ Hợp đồng nguyên tắc ( HĐNT không nêu chi tiết số lượng hàng hóa/NVL và giá trị; dùng khi 2 bên chưa xác định rõ số lượng HH/NVL và thời gian giao hàng, 2 bên có ý định thực hiện hợp đồng trong một thời gian dài mà không muốn kí các hợp đồng nhỏ)

– Biên bản bàn giao ( Có bên sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho)

– Hóa đơn tài chính của bên bán( Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng)

– Chứng từ thanh toán của bên mua ( Phiếu chi hoặc UNC; với tổng giá trị hoá đơn từ 20 trở lên cần phải có chứng từ thanh toán Ko dùng tiền mặt)

– Nếu là TSCĐ còn kèm theo chứng nhận xuất xưởng đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo hành…

2/ Nhập khẩu hàng hóa/ nguyên liệu/ TSCĐ

– Tờ khai Hải quan và các phụ lục đi kèm

– Hợp đồng thương mại (Contract)

– Hóa đơn thương mại (Invoice )

– Một số chứng từ khác đi kèm như: Chứng nhận xuất xứ (CO), tiêu chuẩn chất lượng (CQ), Phiếu đóng gỏi (Packing), Vận đơn (Bill)…

– Nếu hoạt động nhập khẩu có sử dụng các dịch vụ đi kèm như bảo hiếm, vận tải kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho, lưu bãi, phí vệ sinh cont…..thì phải kèm các hóa đơn dịch vụ đó

– Giấy nộp tiền vào NSNN cho các khoản thuế, phí

– Chứng từ thanh toán với người bán qua ngân hàng

3/ Hàng hóa, thành phẩm bán ra trong nước

– Báo giá (nếu có)

– Hợp đồng kinh tế/ hợp đồng thương mại/ Hợp đồng nguyên tắc

– Biên bản bàn giao

– Phiếu xuất kho

– Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng)

– Chứng từ thanh toán ( Nếu là bên mua thì bắt buộc phải có còn bên bán thì không bắt buộc)

4/ Hàng hóa, thành phẩm xuất khẩu

– Tờ khai hải quan ( Đây là chứng từ quan trọng. Nếu thiếu chứng từ này, hàng XK không được hưởng thuế suất VAT đầu ra 0%, mà tính theo thuế suất của hàng bán nội địa)

– Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu (nếu có)

– Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

– Hợp đồng thương mại (Contract)

– Hóa đơn thương mại (Invoice )

– Chứng từ nộp thuế

– Các hóa đơn dịch vụ đi kèm khi sử dụng dịch vụ như vận tải, nâng nhấc…

– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Cuối năm, kế toán cần có biên bản đối chiếu công nợ kèm hồ sơ mua, bán để giải trình khi cơ quan thuế thanh kiểm tra. Nếu tới thời điểm kiểm tra, quá thời hạn phải thanh toán theo hợp đồng mà bên mua vẫn chưa thanh toán ( hoặc thanh toán bằng tiền mặt) thì phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã kê khai khấu trừ tương ứng với phần chưa thanh toán hoặc thanh toán bằng tiền mặt.

Nếu các bạn quan tâm, mình sẽ chia sẻ tiếp ở bài sau.

KẾ TOÁN QUẢNG NGÃI

0838.386.486